Global outsourcing of IT-projects: the way to success? : a case study of four norwegian companies in Ukraine

Global outsourcing, eller relokasjon av forretningsprosesser til utlandet, til områder med lavere lønnskostnader og kvalifiserte menneskelige ressurser, har vært en økende trend i Europa og resten av verden. Et av landene i Europa som er en populær destinasjon for IT-outsourcing er Ukraina. I Norge er det fire norske IT-bedrifter som driver outsourcing til landet: Evry ASA, Itera ASA, Scandinavian House AS og City Media Digital AS. For å kunne lykkes med global IT-outsourcing trenger en å lære hvordan denne prosessen kan styres og hvordan man kan unngå typiske fallgruver i outsourcingsprosessen. Det har derfor vært interessant å studere erfaringene til de fire bedriftene, som har oppnådd suksess med sine outsourcingsprosesser til Ukraina. Formålet med oppgaven har vært å kartlegge deres hovedmotivasjoner, undersøke viktige momenter i ledelsen av outsourcingsprosessen og identifisere kritiske suksessfaktorer. Gjennom dybdeintervjuer med tolv ledere i bedriftene ble det konstatert at norske IT-selskaper har valgt å etablere datterselskaper i Ukraina for å redusere kostnader og øke effektiviteten gjennom å oppnå tilgang til kvalifisert IT-arbeidskraft. Kulturell og geografisk nærhet, kjennskap til landet og tidligere erfaring fra outsourcing var andre viktige faktorer ved beslutning om outsourcing til Ukraina. Oppgavens funn viser at beslutningsmyndighen ovenfor datterselskapene ligger hos norske IT-selskapene. De bruker kombinasjoner av styringsmekanismer som kontrakt, formalisert kontroll, tillitskapende aktiviteter og effektiv kommunikasjon. God kommunikasjon figurerer som den viktigste suksessfaktoren i et vellykket outsourcingsforhold. I tillegg ble suksessfaktorene som kulturell nærhet og en riktig kontaktperson i Ukraina nevnt av de fleste informantene. Informantene i bedriftene er svært fornøyd med outsourcing av IT-prosjekter til Ukraina og ser optimistisk på fremtidig outsourcing til landet ABSTRACT Outsourcing, or relocation of business processes to foreign countries, to areas with lower labour costs and skilled professionals, has been a growing trend in both Europe and the rest of the world. Ukraine is one of the most popular countries in Europe when it comes to IT-outsourcing. There are four IT-companies in Norway which are engaged in outsourcing to Ukraine: EVRY ASA, Itera ASA, Scandinavian House AS and City Media Digital AS. In order to succeed in global IT-outsourcing companies have to learn how these processes can be organized and controlled, and how to avoid typical pitfalls in an outsourcing process. It was therefore interesting, based on the success achieved by these four companies, to study their experiences in the outsourcing process to Ukraine. The purpose of this study has been to identify these companies main motivation, examine important aspects in managing the outsourcing processes and to identify critical success factors. Through interviews with twelve leaders in these firms, the subsequent findings illustrated that Norwegian IT-companies have chosen to establish subsidiaries in Ukraine in order to reduce costs and to increase efficiency. This is achieved through access to qualified IT-workers, alongside factors as cultural and geographical proximity, knowledge about the country and previous outsourcing experiences. All of these factors were deemed critical behind making the decision to outsource to Ukraine. Interviews revealed that management is characterized by Norwegian decision-making authority. Companies use the combination of governance mechanisms like contracts, formalized control, trust building activities and effective communication. Effective communication seems to be the most important factor in successful outsourcing relations. In addition, most informants highlight cultural awareness and having the right contact person in Ukraine as other critical success factors. Leaders in the Norwegian companies are quite satisfied with their outsourcing of IT-projects to Ukraine and are looking optimistically at the future of outsourcing to the country.